Mantenimiento de Infraestructura
Mantener una propiedad, ya sea comercial o residencial, requiere habilidades y organización. Hoy en día, también requiere un toque de tecnología.
¿En qué consiste el mantenimiento de la propiedad?
El mantenimiento de propiedades implica la preservación de un edificio residencial o comercial y sus alrededores inmediatos en condiciones óptimas mediante la realización de actividades específicas de mantenimiento.
Se refiere a las diferentes actividades esenciales para mantener el mantenimiento y la gestión de un edificio, así como funcional, así como cómodos para sus ocupantes.
La lista de servicios de mantenimiento de la propiedad con rigor puede incluir:
- Limpieza de las zonas comunes;
- Responder a solicitudes de mantenimiento y separación de inquilinos (para reciclaje);
- Todas las reparaciones y sustituciones de sistemas mecánicos y eléctricos;
- Revisiones de seguridad: inspecciones rutinarias de sistemas (eléctricos y mecánicos), inspección de extintores y rociadores, inspecciones de seguridad de la propiedad;
- control de roedores e insectos;
- Mantenimiento del jardín y jardinería.
¿Qué es el código internacional de mantenimiento de propiedades?
Para eliminar el riesgo de un mantenimiento inadecuado de una propiedad, existen varias normativas que los administradores deben cumplir. El IPMC es el principal código de referencia.
El Código Internacional de Mantenimiento de Propiedades (IPMC) especifica los requisitos mínimos para propiedades y edificios existentes y, como tal, actúa como un código de mantenimiento viable y actualizado. Se renueva cada 3 años y está disponible para su adopción por jurisdicciones internacionales. En última instancia, establece estándares mínimos para el mantenimiento de componentes del edificio como el exterior de la estructura, la electricidad, la fontanería, las instalaciones sanitarias y las instalaciones contra incendios. Cada país (o provincia) puede tener requisitos y normas aún más estrictas.
Lo que queda por determinar es si el mantenimiento es mejor realizado por un tercero o manteniéndolo internamente.
Externalizar el papel del mantenimiento de propiedades a un equipo de mantenimiento de propiedades comerciales no puede tomarse a la ligera. Sin embargo, asumir el reto de mantener una propiedad uno mismo tiene varios inconvenientes y ventajas. A continuación, se repasa algunos de los aspectos que deben considerarse antes de tomar una decisión así.
Servicios profesionales de mantenimiento de propiedades
Una empresa profesional de mantenimiento de propiedades contará con años de experiencia.
1) Planificación y programación de mantenimiento preventivo de la propiedad
Las empresas de mantenimiento de edificios disponen de un sistema para programar las tareas requeridas por la propiedad que mantienen.
Un sistema profesional debe incluir:
- Revisiones e inspecciones de mantenimiento;
- Documentación de las tareas realizadas;
- Hacer recomendaciones para mejoras;
- Contratación y gestión de contratistas;
- Conservar y mejorar el estado de la propiedad.
2) Comunicación diaria con inquilinos y partes interesadas
Parte de las funciones de una empresa profesional de mantenimiento de propiedades será comunicarse con tus inquilinos y transmitirte solo aquellos asuntos que requieran tu atención.
3) Cumplimiento e Informes Financieros
El aspecto administrativo del mantenimiento de la propiedad es esencial para lograr claridad y transparencia. Unos registros contables bien conservados mantendrán a todos tranquilos y garantizarán tranquilidad. La empresa elaborará un presupuesto de mantenimiento para tu propiedad, además de proporcionar informes mensuales sobre los gastos de mantenimiento.
Ya estudiamos el IMPC anteriormente, que es una pieza clave para las empresas de servicios de mantenimiento de propiedades, pero más allá de eso se espera que supervisen las nuevas normativas en tu nombre y aseguren el cumplimiento en todo momento.
Tras esta breve visión general de lo que una empresa profesional de mantenimiento de propiedades puede ofrecer a sus clientes, veremos cómo formar un equipo interno.
Equipo de Mantenimiento Interno
Si decides contar con un equipo de mantenimiento interno, tendrás que asumir todos los retos inherentes al mantenimiento y mantenimiento de una propiedad. Además del trabajo en sí, también tendrás que encargarte directamente del personal, comprobar la calidad de su trabajo y supervisar en general.
La principal ventaja que surge de realizar esta tarea es tener control sobre el presupuesto. Esto te da mayor margen y flexibilidad para gestionar las finanzas. A pesar de este nivel adicional de libertad, cualquier departamento de mantenimiento requerirá una planificación real, y eso viene de una mejor visión.
Preparación
Para determinar el tamaño del equipo que contratarás, tendrás que empezar enumerando todas las tareas de mantenimiento necesarias en la propiedad. Ayuda a determinar qué tipo de profesionales necesitas en tu equipo, desde limpiadores hasta jardineros, hasta técnicos especializados.
Después de eso, estima cuántas horas puede trabajar cada persona al día. Dependiendo del tamaño de la propiedad, puede que necesites un gerente o un supervisor de personal que te ayude en la delegación diaria de las tareas.
A continuación vienen las entrevistas. La etapa crucial del proceso debe llevarse a cabo de forma rigurosa e incluso con la ayuda de una agencia de selección de confianza. Solo te enviarán a las personas cualificadas para los puestos para los que estás reclutando.
Una vez que tu equipo esté en marcha, tendrás que hacer un seguimiento de los KPI de mantenimiento de la propiedad y hacer los cambios según sea necesario. Idealmente, quieres que todos tus empleados trabajen hacia el mismo objetivo, pero sin duda serán necesarios ajustes y cambios en el camino. Aquí es donde el software para empresas de mantenimiento de propiedades resulta útil.
Además de lo que hemos mencionado antes, para garantizar que tu propiedad esté en las mejores condiciones:
Prioriza la financiación del mantenimiento
Recortar la financiación del mantenimiento puede provocar un deterioro rápido del activo. Una lista de tareas aplazadas puede descontrolarse y conllevar riesgos para la seguridad. Presupuestar el mantenimiento de gastos operativos y de capital te ayudará a evitar estos obstáculos. Por lo general, cada euro gastado en mantenimiento ahorra a la propiedad 5 dólares a largo plazo.
Calidad de la mano de obra e instalación de componentes duraderos
Para mantener bien la propiedad, se recomienda el uso de piezas de repuesto duraderas. Si una pieza de repuesto es de alta calidad, considérala una inversión en la longevidad de tu propiedad. Aunque los objetos muy duraderos pueden costar un poco más al principio, ayudan a ahorrar en reparaciones futuras, además de tiempo y dinero. Casi no hace falta decirlo, pero asegúrate de que solo las personas más cualificadas hagan el mantenimiento para evitar fallos o errores costosos durante la instalación.
GMAO y la automatización de la gestión del mantenimiento
Para un responsable interno, puede volverse rápidamente complicado controlar cada tarea. Considera propiedades enormes donde hacer seguimiento manual de todo puede llevar a una pérdida de tiempo y recursos.
Un software móvil de mantenimiento de propiedades se vuelve rápidamente vital, una solución de referencia para cualquier propiedad, porque está hecho a medida. Un CMMS bien diseñado agilizará y optimizará todos los aspectos del mantenimiento, gestionando tareas administrativas repetitivas. El resultado de estar al día con todo es una mayor seguridad y una reducción de los costes de mantenimiento a largo plazo.
Auditorías de propiedades
Es fundamental realizar evaluaciones de estado de instalaciones (FCA) con bastante regularidad, ya que te ayudan a determinar el estado de toda la propiedad. Los datos completos arrojarán luz sobre las cosas que necesitan mejoras y los activos que se beneficiarían de procedimientos correctivos.
Va más allá de la obligación legal y entra en el ámbito de la responsabilidad personal y profesional para mantener una propiedad en buen estado. Con una planificación CMMS bien pensada, debería llevarte un tiempo mínimo.
Es fundamental para el éxito continuo del proyecto que quienes mantienen tu propiedad reciban la financiación, las habilidades y las herramientas necesarias para una ejecución adecuada.